¿Qué es una factura? Es un documento con fecha y hora que un vendedor entrega al comprador para cobrar el pago de bienes y servicios. Y, ¿para qué sirven las facturas? Una factura sirve como registro transaccional para hacer un seguimiento del historial de pagos y proporciona protección legal si no se cumplen los contratos. En pocas palabras, las facturas cumplen las siguientes funciones:
- Mantenimiento de registros
- Seguimiento de pagos
- Protección jurídica
- Declaración de impuestos
Una factura bien redactada y jurídicamente sólida debe contener los siguientes elementos:
- La palabra FACTURA claramente indicada en la parte superior
- Fecha del servicio
- Fecha de envío de la factura
- Nombre de contacto del vendedor
- Términos y condiciones
- Partidas de cada producto o servicio
- Coste por unidad de producto o servicio
- Tipos impositivos
- Importe total adeudado
Además, las organizaciones avezadas incluyen una nota personalizada en la factura, como «Un placer hacer negocios con usted», «Gracias por el negocio» o «Felices fiestas», para mantener una relación comercial agradable.
¿Cómo emitir una factura?
Las tres formas más habituales en que las empresas envían facturas a sus clientes son:
1. Correo: envía tu factura
Puede enviar una factura de la forma clásica: por correo. Sí, imprima la factura, dóblela por triplicado, métala en un sobre, póngale un sello y envíela por correo a su cliente. Dicho esto, el término «correo postal» existe por una razón, y este proceso es lento. Si optas por esta vía, prepárate para un retraso en el pago.
2. Correo electrónico: envía tu factura electrónica
También puede enviar un correo electrónico a su cliente. Rápido, eficaz y de fácil acceso, el correo electrónico es la forma más popular de enviar, por ejemplo, una factura electrónica. Si envías una factura por correo electrónico, conviértela en PDF por motivos de seguridad y añade la palabra factura electrónica en el asunto.
3.Software de facturación
Por último, puedes enviar tu factura a través de un software de facturación. Si tienes una pequeña empresa, ésta puede ser la vía más conveniente porque tus clientes pueden acceder fácilmente a los enlaces de pago, y tú puedes programar las facturas electrónicas, automatizar los recordatorios de pago y aceptar pagos en línea. Además, puede personalizar fácilmente el diseño con los colores y fuentes de su marca.
Por supuesto, no está limitado a un solo método: puede facturar a su cliente por correo postal y electrónico. De este modo, duplicará las posibilidades de que su cliente vea y responda a la factura lo antes posible.
Consejos a la hora de hacer una factura
Hablando de tiempo, ése es siempre el reto, ¿no? Conseguir pagos a tiempo puede ser difícil. Estos consejos profesionales pueden conseguir que hacer una factura un proceso fluido, organizado y fiable.
- Incentiva los pagos puntuales o anticipados.
- Retén el trabajo o detén los proyectos si un cliente no ha pagado a tiempo.
- Haz que el proceso de facturación sea rápido y sencillo para los clientes.
- Automatiza las facturas electrónicas y hazlas periódicas si se trata de un proceso de pago continuo.
- Establece por escrito unas condiciones de pago claras.
- Crea relaciones más estrechas con sus clientes.
¿Y si tu cliente está en otro país? Eso plantea toda una serie de retos adicionales a los que puede enfrentarse tu empresa. Afortunadamente, Western Union puede ayudarte. Asóciate con Western Union para salvar la brecha entre los pagos virtuales y físicos para cobrar pagos en efectivo, recargar cuentas y pagar desembolsos a tus clientes. Utiliza la App para Transferencia Internacional de Western Union o utiliza nuestro sitio web para enviar y recibir dinero a nivel internacional. Realiza fácilmente el seguimiento de sus transferencias en línea con el número de seguimiento (MTCN) en el sitio web, o realice el seguimiento de todo en su teléfono a través de la aplicación de transferencia de dinero. Sea lo que sea lo que necesites en cuanto a dinero, Western Union estará encantado de ayudarte en el proceso.
